Bijna alle verenigingen en stichtingen in Nederland moeten vanaf 1 juli 2021 voldoen aan de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). Wat kun je doen om je voor te bereiden?
De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is bedoeld om wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen te voorkomen. Per 1 juli geldt de WBTR. Alle verenigingen en stichtingen moeten dan aan de wet voldoen. Veel organisaties vragen zich af welke gevolgen de WBTR heeft voor het bestuur en wat in de statuten aangepast moet worden. Hierop is geen eenduidig antwoord te geven. Het hangt af van hoe het bestuur en het toezicht op het bestuur binnen een organisatie is vormgegeven en wat in de statuten staat.
Wanneer het noodzakelijk is dat de statuten moeten worden aangepast, hoeft dat niet voor 1 juli te gebeuren. Statutenwijzigingen kunnen nog tot 5 jaar na invoering van de WBTR gedaan worden. In die tijd gaat de Wet boven de eigen statuten.
De gevolgen van WBTR voor verenigingen en stichtingen
De WBTR vraagt meer dan alleen het aanpassen van de statuten. Het is ook bedoeld om de kwaliteit van besturen te verbeteren.
1. Welk bestuursmodel heb je?
De meeste vrijwilligersorganisaties kennen een collegiaal bestuur. Alle bestuursleden zijn en hebben een gelijkwaardige stem. Alleen bij het staken van de stemmen kan de voorzitter een doorslaggevende stem hebben. Dit is vaak al vastgelegd in de statuten. In de WTBR krijgen organisaties de mogelijkheid om voor een ander bestuursmodel te kiezen. Er kan gekozen worden voor een raad van toezicht of raad van commissarissen, of voor een monistisch bestuursmodel waar de uitvoerende en controlerende taken (toezicht) in één bestuur over verschillende bestuurders verdeeld zijn. Een organisatie met een collegiaal bestuur die voor een ander model wil kiezen zal de statuten moeten aanpassen.
V We behouden ons bestuursmodel
V We gaan ons bestuursmodel wijzigen. Daarvoor is een statutenwijziging noodzakelijk.
2. Welke regels gelden voor aansprakelijkstelling?
Een bestuurder is wettelijk verplicht om zijn taken behoorlijk te vervullen. Wanneer sprake is van onbehoorlijk bestuur en er ontstaat schade kan de bestuurder voor die schade aansprakelijk gesteld worden. Het gaat hierbij niet om kleine fouten maar ernstig verwijtbaar handelen. In de WBTR wordt dat geëxpliciteerd, dat bij een faillissement bestuurders die zich schuldig maken aan fraude of andere vormen van ernstig taakverzuim hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden.
Om fraude te voorkomen kan een aantal financiële afspraken binnen een bestuur worden vastgelegd.
- Beperk het contact geldverkeer. Laat het betalingsverkeer zoveel mogelijk per bank verlopen dan wordt het automatisch geregistreerd. Als binnen uw organisatie toch met contant geld moet worden gewerkt zorg dan voor sluitende procedures. Bijvoorbeeld:
* Stort aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie een goede controle maken.
* Beperk de hoeveelheid geld in kas en spreek een maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag altijd direct af.
* Laat bij collectes e.d. met een onzekere opbrengst altijd geld tellen door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen.
* Heeft u een kantine? Werk dan met een kassa, houd frequent inventarisaties, laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren.
* Zorg bij kaartjesverkoop voor genummerde kaartjes. Stel dagelijks aansluiting vast tussen aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld. - Periodieke controle van alle betalingen. Iemand uit het bestuur (iemand ánders dan de penningmeester) controleert bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen van alle bankrekeningen en de actuele standen.
- Jaarlijkse controle door een kascommissie. Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen.
- Maak afspraken over betalingen aan bestuurders. Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren.
- Bepaal dat de penningmeester uitsluitend betalingen mag doen die zijn gefiatteerd door een ander bestuurslid. Tip: In dat kader is het verstandig dat het adres waar de facturen naar verstuurd worden, niet het adres van de penningmeester is, maar een ander bestuurslid. Die kan dan gelijk de facturen fiatteren.
- Stel een limiet voor de hoogte van betalingen per dag.
- Vraag referentie of laat een VOG aanvragen door nieuwe bestuursleden en andere personen die voor de organisatie de financiën regelen.
- Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een van tevoren vastgesteld bedrag altijd bij meerdere aanbieders een offerte aan.
- Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging of stichting en inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.
V wij hebben financiële afspraken binnen het bestuur vastgelegd.
Bestuurders hebben de verplichting hun taken behoorlijk te vervullen en kunnen daar op aan worden gesproken. Die behoorlijke taakvervulling houdt in dat u als bestuurder in elk geval handelt in overeenstemming met het statutaire doel en zich houdt aan in de wet en statuten omschreven verplichtingen.
Tot een behoorlijke taakvervulling van bestuurders behoren in ieder geval:
- Bestuurders zijn bekend met de statuten van de organisatie.
- Bestuurders gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de organisatie waarvan bekend is dat de organisatie die niet kan nakomen.
- Bestuurders nemen maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico’s. Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeringen.
- Bestuurders vergewissen zich ervan dat collega-bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen doen en dat het door een medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor uw organisatie leidt?
- Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af de uitvoering van de taken.
- Bestuurders zijn goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is worden de bezwaren van bestuursleden ook opgeschreven (onder andere in notulen).
- Bestuurders van organisaties die verplicht zijn om de balans of andere financiële gegevens bij het handelsregister openbaar te maken doen dat op tijd en volgens de regels?
V Onze bestuurders zijn in staat tot een behoorlijke taakvervulling.
3. Belang van de eigen organisatie voorop
In de WBTR worden bestuurders en toezichthouders van verenigingen en stichtingen verplicht zich bij het vervullen van hun taak te richten op het belang van de rechtspersoon en de daaraan verbonden onderneming of organisatie.
V Onze bestuurders bestuurder zijn is staat ten alle tijden in het belang van de organisatie beslissen en bevragen elkaar daar kritisch op
4. Een tegenstrijdig belangregeling
Een bestuurder moet ten alle tijden in het belang van de organisaties beslissen. Een bestuurslid die een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een bestuursbeslissing, neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming daarover. Als alle bestuurders in een vereniging een tegenstrijdig belang hebben dan verschuift de beslissingsbevoegdheid naar de algemene vergadering van de vereniging. Stichtingen hebben geen algemene vergadering daarom blijft de beslissingsbevoegdheid ook wanneer alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben bij het bestuur die dan wel schriftelijk moet vastleggen wat de overwegingen zijn die aan het besluit ten grondslag liggen. Dit schriftelijk vastleggen helpt bestuurders als achteraf verantwoording moet worden afgelegd. Organisaties mogen de tegenstrijdig belangregeling in de statuten anders, in een andersluidende regeling opnemen.
V Wij hebben geregeld dat bestuurders met tegenstrijdige belangen niet aan de beraadslagingen of besluitvorming daarover deelnemen.
5. Regeling begrenzing meervoudig stemrecht
De WBTR geeft regels over het meervoudig stemrecht voor bestuurders van verenigingen en stichtingen. Voor de vereniging en de stichting komt te gelden dat een bestuurder niet meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen. De begrenzing van het meervoudig stemrecht draagt bij aan de kwaliteit van het bestuur bij verenigingen en stichtingen en voorkomt dat één bestuurder zijn zin kan doordrukken. Wanneer organisaties in de statuten een regeling hebben dat één bestuurder meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen, dienen deze verenigingen en stichtingen die regeling in de statuten aan te passen.
Wij hebben in de statuten een regeling waarin het niet mogelijk is dat één bestuurslid meer stemmen kan uitbrengen als alle andere bestuurders samen.
6. Ontstentenis en beletregeling
De WBTR verplicht organisaties een ontstentenis en belet regeling in de statuten op te nemen. Van ontstentenis is sprake als een bestuurder ophoudt bestuurder te zijn. Met belet wordt gedoeld op de situatie dat een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen.
V Wij hebben een ontstentenis en beletregeling in onze statuten opgenomen.
7. Ontslag van bestuurders van stichtingen
Tot slot is in de WBTR opgenomen dat een stichting een bestuurder door de rechter kan worden ontslagen wegens:
- Verwaarlozing van zijn taak.
- Andere gewichtige redenen.
- Ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van het bestuurderschap in redelijkheid niet geduld kan worden.
- Het niet of niet behoorlijk voldoen aan een bevel van de voorzieningenrechter (artikel 2:298 lid 1).
Stappenplan om aan de wet te voldoen
Vereniging NOV is een partner van het Instituut voor Verenigingen, Branches en Beroepen, IVBB, die een WBTR-stappenplan hebben ontwikkeld om verenigingen en stichtingen te ondersteunen. Met uitvoering van dit stappenplan kunnen organisaties aan de nieuwe Wet gaan voldoen. Het is ontwikkeld door een team van deskundigen die veel kennis en ervaring hebben met verenigingen en stichtingen.
Het stappenplan is vooral van waarde voor kleinere verenigingen met vrijwillige bestuursleden. Deze krijgen allemaal te maken met de invloed van de nieuwe wet op hun werk en aansprakelijkheid Door afspraken en regels goed vast te leggen, wordt het risico geminimaliseerd. Dat is goed voor zittende, maar ook voor toekomstige bestuursleden. Voordat ze ‘ja’ zeggen tegen een bestuursfunctie, zullen ze nagaan of de vereniging voldoet aan de WBTR. Meer informatie over het stappenplan op www.wbtr.nl
Voor meer informatie: Platform Vrijwillige Inzet