Huishoudelijk Reglement
Huishoudelijk reglement Adviesraad Sociaal Domein Alphen-Chaam
Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de Verordening Adviesraad Sociaal Domein 2023, vastgesteld door de gemeenteraad van Alphen-Chaam op 9 februari 2023.
Dit huishoudelijk reglement vervangt de afspraken in het document ‘Van Wmo-raad naar Adviesraad Sociaal Domein’, vastgesteld op 9 februari 2016 en de werkafspraken tussen college en Adviesraad uit maart 2020.
Artikel 1 Adviesraad Sociaal Domein
De Adviesraad Sociaal Domein (hierna te noemen ASD) bestaat uit 8 tot 12 leden/ deskundigen.
Het college benoemt en ontslaat de leden van de adviesraad; de zittende leden van de adviesraad dragen inwoners voor aan het college om lid te worden van de adviesraad; zie ook artikel 9 van dit reglement. Het college kan gemotiveerd van dit voorstel afwijken.
De leden van de adviesraad kunnen het college verzoeken het lidmaatschap van een lid vervallen te verklaren, bij zorgvuldig gemotiveerd opzeggen van het vertrouwen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij niet of onvoldoende functioneren of wanneer door welke oorzaak, dan ook, de werkrelatie dusdanig verstoord is geraakt dat zij onhoudbaar is geworden. In beide gevallen gebeurt dit na een schriftelijke stemming door de leden, inclusief de voorzitter. Dit na een schriftelijke stemming door alle leden van de Adviesraad, waarbij het voorstel is aangenomen indien twee derde van de leden dit ondersteunen.
Artikel 2 Taken Adviesraad Sociaal Domein
De ASD adviseert niet op basis van individuele klachten en in het kader van bezwaarschriften.
De Adviesraad adviseert gevraagd en ongevraagd over beleidsontwikkeling en beleidsplannen in het sociaal domein.
De ASD kan werkgroepen formeren voor het voorbereiden c.q. uitwerken van onderwerpen. Er zijn drie werkgroepen geformeerd binnen de adviesraad. Iedere werkgroep houdt zich bezig met een van de drie onderstaande wetten t.w.:
- de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015;
- de Jeugdwet;
- de Participatiewet; werk en inkomen.
Iedere werkgroep bestaat uit een drietal leden, die uit hun midden een contactpersoon benoemen voor de beleidsambtenaren binnen hun werkgebied. De leden kunnen eventueel circuleren over de verschillende werkgroepen om zo breed mogelijk ervaring op te laten doen.
De leden van een werkgroep stellen samen een (pré)advies op. Dit (pré)advies wordt in de plenaire vergadering van de adviesraad besproken en indien nodig bediscussieerd.
De ASD kan ad hoc werkgroepen instellen, die thema’s op meerdere beleidsgebieden uitwerken of voorbereiden. De bemensing van deze werkgroep kan variëren afhankelijk van het onderwerp.
4. De ASD adviseert zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zes weken nadat daarom is gevraagd door het college. Indien dit niet mogelijk blijkt te zijn, wordt het college schriftelijk geïnformeerd.
5. De adviezen van de ASD aan het college worden schriftelijk opgesteld.
6. Voor het uitbrengen van een advies door de ASD moet ten minste een meerderheid van de leden instemmen met het advies. Ieder lid kan een stem uitbrengen. Bij staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.
7. De ASD streeft ernaar zoveel mogelijk signalen op te vangen uit de samenleving van onze gemeente.
8. Inwoners, verenigingen en (belangen)organisaties kunnen contact opnemen met de leden. De contactgegevens staan op de gemeentelijke website.
9. De ASD kan informatie inwinnen over bepaalde thema’s bij betreffende doelgroep(en).
Artikel 3 Vergaderingen
De vergaderingen van de ASD zijn openbaar tenzij besloten is om één of meerdere onderwerpen in beslotenheid te behandelen. De ASD besluit hier in ieder geval toe indien het college met betrekking tot een door hen gevraagd advies daarom heeft verzocht.
De vergadering wordt niet gehouden als daarvoor niet tenminste de helft van het aantal leden is opgekomen.
De voorzitter bepaalt de orde tijdens de vergadering.
De ASD vergadert ten minste zes keer per jaar.
Artikel 4 Taken voorzitter
De voorzitter zit de vergaderingen van de ASD voor.
De voorzitter draagt zorg voor:
- planning en tijdsbewaking van de gevraagde adviezen;
- bevordering van overleg en samenwerking met de gemeente;
- het onderhouden van contacten met de collegeleden, medewerkers van de gemeentelijke organisatie en de andere adviesraden van de ABG gemeenten;
- een jaarlijkse begroting en een financieel jaarverslag;
- vertegenwoordiging van de ASD in het regionaal overleg.
3. De leden van de ASD kiezen uit hun midden, bij afwezigheid van de voorzitter, een vervanger.
Artikel 5 Taken secretaris
De secretaris is verantwoordelijk voor alle interne en externe communicatie.
De secretaris draagt zorg voor:
het verzorgen, opsturen en mailen van de uitnodiging en agenda voor de vergaderingen;
het toesturen van de benodigde documenten, indien mogelijk minstens zeven dagen voor de betreffende vergadering;
het notuleren van de vergaderingen en het opstellen van de besluitenlijst van de ASD;
het digitaal archiveren van de documenten;
het bijhouden van de presentielijsten van de plenaire vergaderingen en vervolgens ze aanbieden aan de gemeente voor uitbetaling van de vergoedingen;
het aanbieden van rekeningen voor uitbetaling van de kosten die de ASD heeft gemaakt;
toezending van de (on)gevraagde adviezen naar het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 6 Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter en secretaris.
Het dagelijks bestuur heeft twee keer per jaar een informeel overleg met de wethouder over de lopende zaken en omtrent de gang van zaken van de ASD.
Artikel 7 De leden
De leden nemen actief deel aan de werkgroepen en de plenaire vergaderingen.
De leden zorgen voor een nauwe verbinding met onze samenleving; zij hebben affiniteit en verbinding met de doelgroepen en zoeken hiermee bewust contact.
Artikel 8 Contactambtenaar
De ASD wordt bijgestaan door een ambtenaar van de gemeente Alphen-Chaam;
Deze contactambtenaar:
is het eerste aanspreekpunt voor de adviesraad en de organisatie;
zorgt dat de beleidsmedewerkers ruim op tijd hun onderwerpen aanleveren ter advisering aan het college;
zorgt ervoor dat de leden van de ASD regelmatig geïnformeerd worden over de ontwikkelingen in het sociaal domein, door de betreffende beleidsmedewerkers.
is op verzoek aanwezig bij de plenaire vergaderingen;
stelt een jaarplanner op en zorgt dat deze actueel blijft;
zorgt dat de betrokken beleidsadviseur eventueel aanwezig is bij de bespreking in de vergadering van de ASD. De contactambtenaar geeft in de planning aan met welke intentie het onderwerp is geagendeerd: advies, meedenken of informatief;
zorgt samen met de secretaris bij een vacature in de ASD voor het plaatsen van een advertentie in “Ons Weekblad” en op sociale media.
Artikel 9 Werving en selectie
Voor de vervulling van een ontstane vacature in de ASD worden drie leden van de ASD benoemd in een benoemingscommissie.
Een kandidaat lid moet aan de volgende criteria voldoen:
is inwoner van de gemeente Alphen-Chaam;
heeft affiniteit met gemeentelijk beleid;
heeft deskundigheid en affiniteit met één of meer van de genoemde werkgroepen of is bereid de kennis zich eigen te maken;
is geen werknemer van de ABG organisatie;
is geen collegelid of gemeenteraadslid in Alphen-Chaam;
heeft geen zakelijke relatie met de gemeente of een persoonlijk belang.
Leden voor de ASD worden voor een periode van 4 jaar benoemd.
Leden zijn éénmaal herbenoembaar. De maximale zittingsperiode is 8 jaar.
Artikel 10 Besluitvorming
De ASD brengt een gevraagd of ongevraagd advies uit aan het college van B&W.
De leden van een werkgroep stellen in de meeste gevallen een (pré)advies op.
In de plenaire vergadering wordt dit (pré)advies besproken en indien nodig aangepast.
Het definitieve advies wordt in stemming gebracht.
De voorzitter stemt altijd mee.
De voorzitter concludeert hoeveel leden voor en tegen stemmen en laat dit opnemen in het verslag.
Een besluit wordt aangenomen als de meerderheid van de aanwezige leden vóór het voorstel stemt.
Staakt de besluitvorming omdat de stemmen vóór en tegen gelijk zijn, dan neemt de voorzitter een besluit.
Artikel 11 Integriteit
Een lid neemt niet deel aan het opstellen en uitbrengen van een (pré)advies, als hij of zij daar een persoonlijk belang bij heeft.
Voordat een stemming plaatsvindt, vraagt de voorzitter of iemand meent persoonlijk belang bij de uitkomst van de stemming te hebben. In dat geval onthoudt dit lid zich van stemming.
Artikel 12 Overleg met de wethouder(s) sociaal domein
Minstens 2 keer per jaar wordt/worden de portefeuillehouder(s) sociaal domein uitgenodigd voor de plenaire vergadering van de Adviesraad sociaal domein.
In het voorjaar licht/ lichten de portefeuillehouder(s) de Perspectiefnota toe en in het najaar de Programmabegroting van het komende jaar.
Artikel 13 Adviezen
De ASD adviseert het college gevraagd en ongevraagd over thema’s binnen het Sociaal Domein.
Gevraagd advies:
een beleidsmedewerker dient namens het college een adviesaanvraag in bij de secretaris van de ASD en de contactambtenaar. Het advies dient uiterlijk vier weken voor de plenaire ASD vergadering aangevraagd te worden;
voordat een formeel advies wordt uitgebracht, wordt het als (pré)advies met alle daarbij behorende stukken voor overleg en besluitvorming voor de vergadering van de ASD geagendeerd.
3. Ongevraagd advies:
Iedere werkgroep of lid kan in de plenaire ASD vergadering een gemotiveerd (pré)advies inbrengen.
De vergadering besluit of het (aangepaste) ongevraagd advies wordt uitgebracht aan het college van Burgemeester en Wethouders.
Artikel 14 Slotbepalingen
Dit huishoudelijk reglement kan worden vastgesteld en gewijzigd bij gewone meerderheid van stemmen in een plenaire vergadering van de ASD.
In gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de plenaire vergadering van de ASD.
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking na vaststelling in de plenaire ASD vergadering.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 6 december 2023.
De voorzitter, De secretaris,